Welche zentralen Vorteile Aktendigitalisierung für Ihr Unternehmen ermöglicht
Das papierlose Büro und in dem Zusammenhang papierlose Aktenarchive sind ein noch nicht ganz greifbarer Traum der Unternehmenswelt – irgendwie seit längerem angestrebt, aber auch noch nicht ganz klar erreicht. Im Grunde sind sich viele Unternehmen bewusst, dass sie Ihre Methoden im Bereich Dokumentenmanagement der modernen Geschäftswelt anpassen sollten. Während einige Unternehmen bereits auf das digitale im Sinne von papierfreie Arbeiten umgestellt haben, stehen andere noch am Anfang dieser Reise. Laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom betrachten nur 5% der Unternehmen in Deutschland sich selbst als Pioniere bei der Digitalisierung ihrer Geschäfts- und Verwaltungsprozesse. Im Gegensatz dazu fühlen sich 42% als Nachzügler. Was die digitale Archivierung angeht, sieht das Bild nicht unbedingt anders aus. Lediglich ein kleiner Teil der Unternehmen (13%) hat das Dokumentenmanagement bereits komplett umgestellt. Mit 57% steht ein Großteil der Unternehmen in dieser Hinsicht in einem Mittelfeld von zwischen 25% und 75% digitalisierter Archive. Ganze 27% geben an, noch vollständig auf papierbasierte Ablage zu setzen. (Bitkom 2022, 2023)
Bei einem genaueren Blick wird schnell klar, dass das Thema Aktendigitalisierung viel mehr ist als eine bloße Notwendigkeit. Durch die Umstellung auf ein digitales Aktenarchiv nutzen Unternehmen eine Reihe direkter Vorteile in ganz unterschiedlichen Bereichen - Einige darunter sind zunächst überraschend, wenn auch logisch nachvollziehbar.
In diesem Beitrag haben wir für Sie eine interessante Auswahl dieser Vorteile zusammengestellt, so dass Sie sich unkompliziert einen Überblick verschaffen können.
Signifikante Kostensenkung durch modernes Dokumentmanagement und effiziente Prozesse
Wenn die Effizienz von Mitarbeitenden optimiert werden soll, ist es ein entscheidender Faktor, in den Blick zu nehmen, in welcher Form Dokumente im Unternehmen gespeichert werden. Digitale Akten und Dokumente lassen sich mithilfe automatisierter Funktionen nach Schlagwörtern durchsuchen und erlauben so einen schnellen Zugriff auf Informationen – und das von überall. In Ihrem Unternehmen schlägt dies mit signifikanten Einsparungen kostbarer Arbeitszeit zu Buche. Nebenbei entfallen Druckkosten und die Notwendigkeit, physische Lager bereitzuhalten. Schließlich sind die Kosten für eingesparte oder anderweitig nutzbare Lagerflächen nicht zu vernachlässigen. Nach dem Scannen zahlen Ihre Aktenordner nämlich keine teure Raummiete mehr. Ein weiterer Effekt ist, dass ihre Mitarbeitenden Routineaufgaben zügiger abarbeiten können und somit mehr Zeit für die eigentlichen Kernaufgaben bleibt. Ein Umstieg auf ein digitales Archiv hilft also im gesamten Unternehmen Kosten einzusparen.
Zufriedenheit der Mitarbeitenden fördern mit modernen Technologien
Moderne und flüssige Arbeitsprozesse sind ein nicht zu unterschätzender Aspekt, wenn wir uns mit dem Thema der Attraktivität für Mitarbeitende beschäftigen. Gerade in den jüngeren Generationen wird schon längst erwartet, dass Arbeit digital erledigt werden kann und erlernte Gewohnheiten nicht von veralteten Arbeitskulturen und Anwendungen verlangsamt werden. Für neue Bewerber und Bewerberinnen kann es ein Element der Attraktivität des potenziellen Arbeitgebers sein, ob in dem Job der Umgang mit modernen Technologien eine Rolle spielt. Mit einem entschiedenen Schritt in Richtung moderner Arbeitswelten sorgen Sie für eine gesteigerte Zufriedenheit in Ihrer Belegschaft.
Mit agilen Abläufen Flexibilität steigern und die Wettbewerbsposition stärken
Mit einem schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente, der ortsunabhängig möglich ist, lässt sich die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens positiv beeinflussen. Digitale Archive sind ein zentraler Baustein, dies zu ermöglichen. Das Ergebnis sind beschleunigte Entscheidungsprozesse und verbesserte Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen im Marktumfeld. Darüber hinaus fördern die verbesserte Organisation und Transparenz eine gute Zusammenarbeit und optimale Nutzung von Daten für strategische Planungen. Ein digitales Archiv lässt Unternehmen agiler arbeiten und ist damit die Basis eines entscheidenden Vorteils gegenüber der Konkurrenz.
Auf dem Weg zu einem nachhaltigen Unternehmensimage durch digitalisierte Archive
Mit der Umstellung auf digitale Aktenführung gehen Unternehmen einen bedeutenden Schritt in Richtung mehr Umweltfreundlichkeit. Direkt wird dies erreicht durch die Reduzierung des Papierverbrauchs und die Einsparung von Ressourcen wie Druckertoner und Lagerplatz. Gleichzeitig wird der ökologische Fußabdruck von Unternehmen auch dadurch reduziert, dass Transportwege wegfallen und keine Lagerräume geheizt werden müssen. In der heutigen Welt legen sowohl Kunden als auch Geschäftspartner zunehmend Wert auf nachhaltige Geschäftspraktiken und eine verbesserte Umweltbilanz wird einen positiven Effekt auf die Außenwahrnehmung von Unternehmen haben Somit stellt sich die Digitalisierung von Archiven als klarer Wettbewerbsvorteil und langfristigem Erfolgsfaktor dar.
Fazit – Machen Sie Ihr Aktenarchiv zu einem Erfolgsfaktor
Zusammengefasst können wir sagen, dass Aktendigitalisierung nicht nur eine moderne Notwendigkeit, sondern auch ein klarer Vorteil für Unternehmen darstellt. Indem physische Dokumente durch digitale ersetzt werden, können Unternehmen ihren Papierverbrauch signifikant reduzieren. Somit erreichte Kosteneinsparungen bei Materialien wie Druckertoner und Lagerplatz verbessern parallel auch die Umweltbilanz des Unternehmens. Ein Schritt zu mehr Nachhaltigkeit verbessert neben den direkten Vorteilen ganz nebenbei das Bild, dass sich Ihre Kunden und Geschäftspartner von Ihrem Unternehmen machen.
Wenn Daten elektronisch gespeichert und zugänglich sind, lassen sich Arbeitsabläufe effizient und dabei für die Mitarbeitenden angenehm gestalten. Daraus folgt eine erhebliche Zeitersparnis und gleichzeitig eine erhöhte Zufriedenheit Ihrer Angestellten, die sich verstärkt auf die wichtigen Arbeiten konzentrieren können. Positionieren Sie sich mit einem modernen und digitalen Arbeitsumfeld als attraktiver Arbeitgeber und überzeugen Sie damit nicht nur innerhalb jüngerer Generationen die stark umkämpften Talente von Ihrem Unternehmen.
Durch digitalisierte Akten verbesserte Organisation und Transparenz führen zu einer flüssigeren Zusammenarbeit und eröffnen neue Möglichkeiten für strategische Planungen und verschaffen Ihnen einen entscheidenden Vorteil in einem dynamischen Marktumfeld. Sehen Sie also in einer Modernisierung Ihres Dokumentenmanagements nicht nur eine Notwendigkeit, die ohnehin Irgendwann erledigt werden sollte, sondern viel mehr einen strategischen Schritt, der Ihre Wettbewerbsfähigkeit für die Zukunft positiv beeinflusst.
